Folyamatos küzdelem az, hogy hogyan szervezzük jobban a szervezetet, és hogy kevesebb időt pazaroljunk, főleg a nagyon elfoglalt emberek körében.
Számtalan könyv és ezer cikk található, amelyek a „Getting Things Done ”(GTD) alapelvek. De sok ember számára a GTD elképzelései és alapelvei olyan sok munkának tűnhetnek, hogy a szervezés befejezése után nincs ideje bármilyen munkát elvégezni.
ezért Fontos az olyan alkalmazások és automatizációk beállítása, amelyek teljesítik az Ön számára a GTD sok alapelvet. Vagy legalábbis azon módon, ahogyan ezeket az alkalmazásokat használja, megkönnyíti a szervezést és a szervezetet, valamint hatékonyságot.
Szabadítsa meg a rendetlenség gondolatát a beérkező levelekkel
Ha meg akarja tenni a dolgokat, akkor elengedhetetlen egy “beérkező levelek”. Nem e-mail postafiók, hanem egy feladatfiók.
A rendetlenség eltávolításának legfontosabb módja az, hogy tudatosan koncentrálj és szervezetesebbé váljon. A rendetlenség azokat az ötleteket vagy pillanatokat jelenti, amikor emlékeztet az elvégzendő feladatokra. Ha ezeket a pillanatnyi zavaró tényezőket egy beérkező mappába dobja, akkor kihúzhatja őket a fejéből, és elkerülheti a figyelmetlen figyelmet. >11
Nem számít, mit kell tennie ehhez az alkalmazáshoz, mindaddig, amíg tartalmaz beérkező leveleket. A legjobb, ha az alkalmazás tartalmaz egy webalapú eszközt és egy mobilalkalmazást is, így ezeket az ötleteket összegyűjtheti, függetlenül attól, hogy hol tartózkodsz vagy mit csinálsz.
In_content_1 all: [300x250] / DFP: [640x360]->Lépjen tovább egy lépéssel a beérkező levelek és az e-mail fiók integrálásával. Telepíthet például egy ToDoist a Gmail Chrome-bővítményhez -et, amely integrálja a ToDoist a Gmail-fiókjával.
Ezzel a pluginnel kiválaszthatja a ToDoist ikont a nyitott e-mail tetején. , és használja a Gyors hozzáadásfunkciót, hogy új feladatként adja hozzá az e-mailt a postafiókjához.
Ez lehetővé teszi, hogy elkerülje az idő pazarlását a kisebb feladatok elvégzése közben, amikor megpróbál az e-mail postafiókja gondoskodott. Csak tegye félre az e-maileket, amelyek új feladatként igénylik az idejét, és lépjen tovább.
A legtöbb tennivaló alkalmazáshoz általában a Chrome böngésző is tartozik.
Ezzel új feladatot adhat hozzá a weblapon olvasott információk alapján. Az ötlet az, hogy gyors és egyszerű módszereket kínál magának az ötletek hozzáadásához a beérkező levelek mappájába, hogy ne kelljen később kipróbálnia és emlékezni.
A szerveződés egyik legjobb módja a légy tiszta és szabad.
Szervezze meg naptárát
Túl sokan próbálják ugyanazzal a céllal használni a naptárukat és a beérkező levelek mappáját; a feladatok nyomon követése. Nem erre van a naptár.
A naptárban csak az idővel kapcsolatos eseményeket ütemezheti. Nem minden feladat. A naptárnak csak a következő elemeket kell tartalmaznia:
Azok a „fókuszidő” blokkok nem lehetnek feladatspecifikusak a naptár. Ez az, ami a teendők listájához tartozik, és a teendők listája határozza meg, hogy melyik feladattal dolgozik a következő fókuszidő blokkok során.
Az ismétlődő eseményekön túl, találkozók és fókuszidő, a naptár többi részének nyitva kell maradnia találkozókra vagy más váratlan feladatokra.
Ha van ideje rendelkezésre állni, akkor mindig kitöltheti ezeket a feladatokra fordított idővel. Ha az ülések ütemezése a fókuszidő alatt megtörténik, akkor szükség szerint változtassa meg.
Észre fogja venni, hogy a fenti naptár minden reggel rendelkezik Feladatütemezésés Heti Feladat áttekintése pénteken. Itt rendezheti a beérkező levelek mappáját, és megtervezheti és rangsorolja a projekteket, az alábbi szakaszokban leírtak szerint.
Húzza ki a teendők listáját a prioritások megváltoztatásával
Az élet gyorsan megváltozik, és ezek a változások megváltoztathatják prioritásait.
Az Ön által használt minden tennivalók listáját olyan felső szintű projektekkel kell összeállítani, amelyek képviselik az élet prioritásait. Például az életem legfontosabb területei, amelyekre a feladataimmal összpontosítok, a következők:
A heti feladat áttekintése során át szeretné tekinteni az összes feladatterületet. és győződjön meg arról, hogy a projektekbe bevitt feladatok továbbra is relevánsak és fontosak.
Ezt megteheti a feladatok prioritási szintjének megváltoztatásával vagy teljes törlésével.
A GTD egyik legfontosabb alapelve az, hogy megszabaduljunk a már nem fontos dolgoktól. Ezek olyan feladatok, amelyek csak helyet foglalnak el és rendetlenséget okoznak. Ebből a rendetlenségből való megszabadulás az egyik legjobb módja annak, hogy jobban szervezzünk.
Az egyes feladatok elvégzésekor kövesse három lépést.
A hetente való megbizonyosodás egyszerű módja a teendő mobilalkalmazás használata, a feladatok és prioritások áttekintése. amíg otthon pihensz. Üljön ki a fedélzetre, kávét igyon, átvizsgálja és újra sorolja be a feladatait.
A projektek megfelelő megtervezése és túlbecsült idő
Minden reggel időt töltsön a teendők mappájában, és az egyes feladatok két fő elemét megtervezze.
Az időbecslés egyszerűen megítélése az erőfeszítésről. Ha egy teljes foglalkozást kapnának, akkor 5-15 perc, 15-30 perc, 30-60 perc vagy több mint egy óra? Készítsen színes címkéket ezekre az időkeretekre, és alkalmazza őket minden új feladatra.
A feladatokhoz szükséges idő becslésekor mindig enyhén becsülje meg. Ellenkező esetben állandóan kifogyhat az idő, ha a feladatok még nem fejeződnek be.
Az egyes feladatok kritikája az, hogy milyen gyorsan kell elvégezni őket? A főnöke azt mondta, hogy pénteken készítsen jelentést? Ez egy „1. prioritás”, amelyet pirosra kell emelni. Ez egy olyan könyv fejezete, amelyet valamikor szeretne írni? Ez egy „3. prioritás” és kékkel kiemelve.
A meghatározott színek nem számítanak, mindaddig, amíg megérti, mit jelent a színek.
Kombinálja a feladatokat olyan dolgokkal, amelyeket szeretsz csinálni
Nem mindennek úgy kell lennie, mint egy házimunkának. Valójában minél több feladatot kombinálhat egymással, annál több időt szabadít fel.
Íme néhány példa.
Kis kreativitással egyesítse a teendők listáján szereplő feladatokat, és végezzen több feladatot az átfedésben lévő órákban.
Az ilyen kreatív időgazdálkodás kulcsfontosságú a GTD alapelveinek szuperhatékonysága szempontjából.
Az idő fontosságának prioritása a fontosság helyett
Amikor prioritásokba sorolja a feladatokat, ne gondoljon rájuk, mennyire fontosak a hosszú ideje kitűzött célok. Gondoljon rájuk sürgõsség szempontjából.
Mennyire sürgõsen kell elvégeznie ezt a feladatot? Mi történne, ha egy másik nap vagy egy hét igénybe vételéhez szükséges?
Az „1. prioritás” feladatok csak azok lehetnek, amelyeknek nehéz határideje van 24 órán belül. Ha van még néhány napja (később), akkor tegye azt „2. prioritássá”. Ha olyan feladatot szeretne elvégezni, amelyet valamikor szeretne befejezni, ha van ideje, akkor tegye azt „3. prioritássá”.
Minden reggel vizsgálja felül a napi ütemtervét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy kiegyensúlyozott és reális-e.
Ha nagyon sok vörös van, akkor pillantjon be az adott időbecslésekre ezen feladatokra, és ellenőrizze, hogy azok beleférnek-e a fókuszidő blokkjaiba. Ha nem, akkor kapcsolatba kell lépnie azzal, aki megadta a határidőt az Ön számára, vagy kérnie kell későbbi határidőt, vagy delegálnia kell a csapatának valakivel, akinek van ideje.
Mindent el kell kezdenie. az „idő” szempontjából. A fontosság azt jelenti, hogy „mennyi időm van hátra ennek a feladatnak a teljesítéséhez?”.
Amint a fókuszideje megérkezik a nap folyamán, zárja be az összes többi (beleértve az e-mailt is), és kezdje el elvégezni ezeket a feladatokat.
Emlékeztetők hatékony használata
Az emlékeztetők rendkívül bosszantóak lehetnek, ha nem hatékonyan használja őket. Csak emlékeztetőket kell beállítania az idővel kapcsolatos feladatokra, például találkozókra vagy találkozókra.
A munkafolyamatokhoz nincs szüksége emlékeztetőkre, mert a naptárában külön figyelmet fordított az ilyen kérdések kezelésére.
Az emlékeztetők megjelenítését is be kell állítania. az eszközökön, amelyeket az esemény bekövetkezésekor használ. Például:
Mindig gondolja át, hol tartózkodik, mielőtt elvégzi a feladatot, és beállíthatja állítsa be a megfelelő emlékeztetőt a megfelelő eszközön és az alkalmazásban.
A fókuszált munkamenetek hatékony használata
Tehát megérkezett a fókuszidő. Most mi van?
Győződjön meg arról, hogy környezete elősegíti a figyelmet és a termelékenységet. Csukja be az iroda ajtaját. Játszd le kedvenc nyugtató zene Üljön a számítógépéhez, és csak a kézhez tartozó feladatra összpontosítson, és semmi másra.
A fókuszidő az Ön ideje, hogy ragyogjon. Amikor végül elkészíti a dolgokat. A végső termelékenység a nap végén nagymértékben függ attól, hogy mennyire tud koncentrálni a „fókuszidő” alatt.
Szeretne javítani a termelékenységet? Használjon egy online Pomodoro alkalmazás -et, hogy rendszeres időközönként rövid szünetet tartson. Ez segít még jobban felfrissülni és koncentrálni.
Ne felejtsen el összpontosítani a nagy képet
Havonta legalább egyszer, felül kell vizsgálnia a nagy kép célok, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden, amiben dolgozol, igazodik a nagy életed céljaihoz.
Nem biztos benne, hogy ezek a célok, vagy hogyan lehet őket kisebb részekre bontani? Nagyon javaslom egy olyan céltervező alkalmazás használatát, mint a Goalscape.
Ez egy kreatív módszer a kör belsejében a fontos életcélok megjelenítésére. A kör körüli elágazás az, amit meg kell tennie ezen nagy célok eléréséhez. Minél tovább haladsz, annál kisebb a cél. A külső gyűrűk képezik azokat a blokkokat, amelyek tartalmazzák a jelenleg elvégzendő feladatokat.
A célkör havonta történő áttekintése, mivel az életed megváltozik, segíthet eltávolítani azokat a dolgokat, amelyek már nem számítanak, és új dolgokat adhat hozzá.
Használja ezeket a nagyobb célokat, hogy megmutatja, hogyan oldja meg a teendők listáján felállított feladatok kibontását és fontossági sorrendjét.
Ha a Goalscape nem működik az Ön számára rengeteg más céltervező alkalmazások közül választhat.
Ne végezzen túltervezést vagy szervezzen túl sok szervezetet
a legtöbb Fontos, hogy a szerszámok elvégezzék a munkájukat. Kizárólag a felülvizsgálati munkamenetekre kellene költenie a szervezéshez és a tervezéshez, de ne fordítson annyira időt a tervezésre és a feladatok szervezésére, hogy soha ne végezzen semmilyen tényleges munkát.
Ez az oka annak, hogy napi, heti, és a havi áttekintési ülések révén lehet jobban szerveződni. Ez az az idő, amelyet a GTD rutin kezelésére fordítottak. Ezen kívül az egész arról szól, hogy ... dolgokat készítsen.
Milyen tippeket tudsz kapni a dolgok elkészítéséhez? Van valami, amit még nem fedeztünk fel itt? Tudassa velünk a megjegyzésekben.