A Microsoft Outlook használata projekt- vagy csapatkezeléshez

Rengeteg alkalmazás létezik projektek és csapatok kezelésére, a Kanban táblák és az együttműködési alkalmazások között. Ha már használja a Microsoft Office-t, akkor számos beépített szolgáltatást is igénybe vehet, hogy szervezetten tartsa magát és csapatát az Outlookban.

A projekttervezés során színkódolhatja az e-maileket, és az üzeneteket feladatokká alakíthatja. Ha csapattal dolgozik, létrehozhat és hozzárendelhet feladatokat, valamint létrehozhat egy csoportot. Ha szeretné ezeket a funkciókat másokkal együtt használni, itt talál néhány javaslatot, tippet és lépést a Microsoft Outlook projektmenedzsment eszközként való használatához.

A bejövő e-mailek kategorizálása

Az egyik legegyszerűbb, de leghasznosabb funkció, amelyet projektkezelés során használhat, az e-mailek színkódolása. Miután beállította az Outlook kategóriáit, hozzárendelheti azokat az e-mailekhez, így kiemelheti őket a beérkező levelek közül. Ezenkívül létrehozhat szabályokat a kategóriák automatikus hozzárendeléséhez, ha szeretné.

Létrehozhat kategóriákat a legésszerűbbekhez. Néhány javaslat tartalmaz egy kategóriát minden projekthez, ügyfélhez vagy részleghez.

  1. Lépjen az Outlook Főoldallapjára, és nyissa meg a Kategorizálásmenüt a Címkék csoportban. Ezután válassza az Minden kategórialehetőséget.
    1. Számos előre elkészített kategóriát fog észrevenni, amelyek egyszerűen a színek a kategórianevek. Ezek egyikét szerkesztheti, hogy értelmesebb nevet használjon. Válasszon ki egy kategóriát, válassza az Átnevezéslehetőséget a jobb oldalon, írja be az új nevet, és az Enterbillentyűvel mentse el.
      1. Új kategória létrehozásához válassza az Újlehetőséget a jobb oldalon. Adjon meg egy nevet, válasszon színt, opcionálisan adjon hozzá egy gyorsbillentyűt, és az OKgombbal mentse el.

        2. Kategória hozzárendeléséhez egy e-mailhez tegye a következők egyikét:

        • A Kezdőlaplapon válassza a Kategorizáláslehetőséget, és válassza ki a használni kívántat.
        • Kattintson a jobb gombbal, lépjen a Kategorizáláselemre, és válasszon egyet a legördülő menüből.

          • Ezután megjelenik a kategória az e-mail mellett a beérkező levelek között, valamint az üzenet tetején a saját ablakában.

          Változtassa az e-maileket feladatokká

          A projektek Outlookban történő kezelésének különösen hasznos módja az e-mailek feladattá alakítása. Kérést kaphat az érintettek projektállapotának frissítésére, vagy dokumentumokat küldhet el egy csapattagnak. Ha elhelyezi ezt az üzenetet a feladatlistáján, akkor kéznél lesz az elvégzése..

          E-mail gyors feladattá alakításához tegye a következők egyikét:

          • Kattintson a jobb gombbal az üzenetre a beérkező levelek között, menjen le az Áthelyezéselemre, és válassza ki a feladatmappát az előugró menüből.
          • Az üzenetablakban válassza ki az Áthelyezéselemet a szalagon, és az Áthelyezéslegördülő menüből válassza ki a feladatmappát.
          • Húzza az üzenetet a beérkező levelek közül a Feladatokikonra a bal oldali navigációs panelen.

            • Ha további lehetőségeket szeretne kapni, ha egy e-mailt feladattá alakít, használja ezt a következő módszert.

            1. Tartsa lenyomva a jobb egérgombot, miközben kiválasztja az e-mailt, majd húzza a bal oldalon található Feladatokikonra, és engedje el.
            2. Lehetőségek jelennek meg az e-mail szöveges feladatként történő másolására, az e-mail mellékletként csatolt feladatként történő másolására vagy az e-mail melléklettel ellátott feladatként történő áthelyezésére.
              1. Válasszon egyet a lehetőségek közül, és már kész is. Választhatja a Mégselehetőséget is, ha meggondolja magát.

                2. Ezután bármikor kattintson az Outlook Tasks ikonra a teendők listájának megtekintéséhez.

                Feladatok létrehozása és hozzárendelése

                Amellett, hogy az e-maileket teendőkké alakíthatja, feladatokat is létrehozhat és hozzárendelhet hozzájuk az Outlookban. Ez akkor kényelmes, ha úgy dönt, hogy delegál egy feladatot ahelyett, hogy maga oldaná meg, vagy ha állapotjelentéseket szeretne kapni a feladatról, amelyet egy kattintással el lehet küldeni.

                1. Válassza ki a Feladatokikont a bal oldalon vagy az Új elemek>Feladatlehetőséget a Főoldallapon, és hozzon létre egy új feladatot, mint általában. Alternatív megoldásként a fenti lépésekkel egy e-mailt feladattá alakíthat.
                  1. Végezze el a feladat összes részletét, beleértve a tárgyat, a kezdési dátumot és a határidőt, a prioritást és a részleteket. Ha készen áll, lépjen a Feladatlapra, és válassza a Feladat hozzárendeléselehetőséget a szalag Feladat kezelése részében.
                    1. Ez frissíti a feladatablakot, és tartalmaz egy Címzett sort a megbízott hozzáadásához. Adja meg a nevüket vagy e-mail címüket, vagy a Címzettgombbal válassza ki őket a címjegyzékből.
                        2. .
                    2. Opcionálisan bejelölheti a jelölőnégyzeteket, hogy a feladat frissített példányát a listában tartsa, és állapotjelentést kapjon, ha a feladat befejeződött.
                      1. Miután minden elkészült, válassza a Küldéslehetőséget a feladat elküldéséhez a megbízottnak.

                        2. Amikor megkapják a feladatot e-mailben, egyszerűen hozzáadják a saját feladatlistájukhoz.

                        Használhatják az Állapotés a Befejezettség százalékamezőket a feladaton, miközben haladnak rajta, és kiválaszthatják az Állapotjelentés küldéselehetőséget a span>Feladatlapon, hogy e-mailben tájékozódjon a frissített állapotról.

                        Névjegycsoport létrehozása

                        Ha egy csapattal, 2-velvagy kapcsolattartó csoporttal dolgozik, időt takarít meg. Ahelyett, hogy minden csapattagot hozzáadna egy e-mailhez, naptáreseményhez vagy feladathoz, egyszerűen adja hozzá a csoportot.

                        1. Válassza ki a Emberekikont a bal oldali navigációs panelen.
                        2. Lépjen a Főoldallapra, és válassza az Új kapcsolattartó csoportlehetőséget a szalag Új részében.
                          3. >
                          1. Adja meg a csoport nevét felül. Ezután válassza a Tagok hozzáadásaelemet a tagok részben, és válassza az Outlook névjegyekből, A Címjegyzékbőlvagy az Új e-mail kapcsolattartólehetőséget. >.
                            1. Az első két lehetőségnél egy új ablak nyílik meg, ahol kiválasztja a névjegyet, és a Tagokgombbal hozzáadhatja őket. Folytassa ezt a folyamatot mindaddig, amíg az összes tagot meg nem szerzi, majd kattintson az OKgombra a mentéshez.
                              1. Ezután megjelenik a csoporttagok listája, és szükség esetén továbbiakat is hozzáadhat. A folyamat befejezéséhez és a csoport mentéséhez válassza a Mentés és bezáráslehetőséget.

                                2. Ha a létrehozott csoportot egy e-mail címsorában vagy meghívottként szeretné használni egy eseményhez, kezdje el beírni a csoport nevét, és válassza ki a javaslatok közül, vagy használja a Címzettgombot a megkereséséhez. és válassza ki a csoportot.

                                Naptár megosztása

                                Bár állítson be egy adott csoportnaptárt az Outlookban lehet, érdemes lehet egyszerűen ossza meg saját naptárát. Ez egy olyan csapattag számára hasznos, aki tartalékként vagy társmenedzsereként működik a projektjeinél.

                                1. Válassza ki a Naptárikont a bal oldalon, majd válassza ki a naptárt a mappapanelsegítségével..
                                2. Lépjen a Főoldallapra, és válassza a Naptár megosztásalehetőséget a Naptárak kezelése csoportban. Válassza ki a naptárat.
                                  1. Az Engedélyeklapon használja a Hozzáadásgombot a megosztani kívánt névjegy kiválasztásához.
                                    1. Keresse meg a névjegyet, válassza a Hozzáadás, majd az OKgombot. Ezután válassza a Megtekinthetivagy a Szerkesztéslehetőséget az engedélyezni kívánt engedélyektől függően.
                                      1. A naptár megosztásához válassza az Alkalmaz, majd az OKlehetőséget.

                                        2. A címzettnek e-mailt kell kapnia arról, hogy megoszt vele egy naptárt. Elfogadhatják, hogy az Ön naptárát az Outlook naptárlistájában látják.

                                        Mappák kezelése

                                        Az Outlook mappái ugyanolyanok, mint a számítógépén használt mappák; egyszerű módokat kínálnak a tárgyak rendszerezésére. Néhány nagyszerű módja van a projekt vagy csapat Outlook mappáinak kezelésére.

                                        Nyissa meg a mappapanelta beérkező levelek bal oldalán. Ezután kibonthatja a fiókot, ha egynél több van, és megtekintheti a benne lévő összes mappát.

                                        Új szülőmappa vagy almappa létrehozása

                                        Fontoljon meg mappa létrehozása -et minden projekthez, vagy egyet minden ügyfélnek vagy csapattagnak, hogy minden rendben legyen.

                                        Kattintson a jobb gombbal egy fiókra vagy az aktuális mappára, válassza az Új mappalehetőséget, és adjon neki nevet.

                                        Almappák rendezése

                                        Ha van egy szülőmappája sok almappával, gyorsan megtalálhatja a kívántat, ha rendezi őket. Kattintson a jobb gombbal a szülőmappára, és válassza a Almappák rendezése A-tól Z-iglehetőséget.

                                        Mappa hozzáadása a kedvencekhez

                                        A Kedvencekszakasz a mappapanel tetején található. Amikor összecsukja az ablaktáblát, a bal oldali sávban láthatja a Kedvenceket. Mindkettő gyors hozzáférést biztosít a gyakran használt mappákhoz.

                                        Vagy kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza a Hozzáadás a kedvencekhezlehetőséget, vagy húzza a mappát a mappapanel tetején található Kedvencek részbe.

                                        Az olvasatlan elemek számának megjelenítése

                                        A panelen közvetlenül az adott mappában jelenítheti meg egy mappa olvasatlan elemeinek teljes számát. Ez akkor hasznos, ha automatikusan mappákba küldi az e-maileket, mert gyorsan észlelheti az új üzeneteket..

                                        1. Kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza a Tulajdonságoklehetőséget.
                                        2. Nyissa meg az Általánoslapot, és válassza az Olvasatlan elemek számának megjelenítéselehetőséget.
                                        3. A módosítás mentéséhez válassza az Alkalmazés az OKlehetőséget.

                                          4. Ha az összes elemet szeretné látni, válassza a Elemek teljes számának megjelenítéselehetőséget.

                                          Gyakori műveletek automatizálása

                                          Amint fentebb említettük, az Outlookban automatikus műveleteket hajthat végre. Ez magában foglalja az e-mailek áthelyezését mappákba (üzenetek továbbítása ), valamint az elemek fontosságként való megjelölését. Ezek mindegyike nem csak abban segíthet, hogy a beérkező levelek tetején maradjon, hanem projektje vagy csapata is.

                                          Outlook-szabályok létrehozása

                                          Van egy teljes útmutatónk a szabályok létrehozása az Outlookban -hez Windows és Mac rendszeren, valamint az interneten, amelyet megtekinthet, ezért itt egy példát tekintünk meg, amely hasznos a projektmenedzsmenthez. A fent említett módon automatikusan áthelyezheti az e-maileket egy mappába. Ráadásul ahelyett, hogy a semmiből hozná létre a szabályt, alapozhatja azt egy kapott e-mailre.

                                          1. Válassza ki az e-mailt, és kattintson a jobb gombbal, lépjen a Szabályokelemre, és válassza a Szabály létrehozásavagy a Főoldalon a Szabályoklehetőséget.lapon, és válassza a Szabály létrehozásalehetőséget.
                                            1. Az e-mailre vonatkozó alapvető feltételeket a tetején láthatja. A szabályt a feladóra, a tárgyra vagy a címzés módjára alapozhatja. Válasszon egyet vagy többet a használni kívánt feltételek közül.
                                              1. A Tegye a következőketterületen jelölje be az Elem áthelyezése mappábajelölőnégyzetet. Ezután a Mappa kiválasztásagombbal válassza ki a mappát.
                                                1. Kattintson az OKgombra, ha végzett, és az új szabály használatra kész. Amikor egy e-mail érkezik a kiválasztott feltétel(ek) alapján, az automatikusan átkerül a kiválasztott mappába.

                                                  2. Gyors lépések létrehozása

                                                  Az Outlook egy másik nagyszerű automatizálási eszköze a Gyors lépések. A Gyors lépések funkcióval egyetlen kattintással végrehajthat egy műveletet egy e-mailen. Ahogy el tudja képzelni, ez óriási időt takarít meg.

                                                  Beállíthatja a Gyors lépések funkciót olyan dolgokhoz, mint például az e-mailek áthelyezése, kategorizálása vagy továbbítása. Példaként beállítunk egy Gyors lépést, amellyel megjelölhetünk egy e-mailt holnapi nyomon követés céljából..

                                                  1. Lépjen a Főoldallapra, és válassza ki a Továbbiaknyilat (alsó nyíl) a Gyors lépésekmezőben. Válassza az Új gyors lépés>Egyénilehetőséget.
                                                    1. A Gyors lépés szerkesztése mezőben adjon nevet a tetején. Ezután nyissa meg a Művelet kiválasztásalegördülő menüt, és válassza az Üzenet megjelöléselehetőséget.
                                                      1. A következő legördülő menüben válassza a Holnaplehetőséget. Választhat egy másik lehetőséget, például a ma vagy a jövő héten, vagy ha úgy tetszik.
                                                        1. A gyors lépés mentéséhez válassza a Befejezéslehetőséget.

                                                          2. A Quick Step használatához válassza ki az e-mailt, lépjen a Főoldallapra, és válassza ki a Gyors lépésekmezőben, vagy kattintson a jobb gombbal, lépjen a elemre. >Gyors lépések, és válassza ki a legördülő menüből.

                                                          Ez minden. Egyetlen kattintással megjelölt egy e-mailt holnapi nyomon követésre.

                                                          Remélhetőleg ezek a javaslatok segítik Önt a következő új projektjének vagy akár csapatának az Outlookban való kezelésében. Ha még többet szeretne megtudni, tekintse meg a hogyan adhatjuk hozzá a Microsoft Teams programot az Outlookhoz oldalt, ahol egyszerűbb módon csatlakozhat az értekezletekhez vagy ütemezhet be.

                                                          .

                                                          Kapcsolódó hozzászólások:

                                                          Miért omlik össze a Microsoft Excel folyamatosan a számítógépén (és 14 kipróbálható javítás) A 0x800ccc0e Outlook-hiba javítása Aláírás hozzáadása a Microsoft Wordben Az Outlook nem küld e-maileket? 8 kipróbálható javítás Több e-mail törlése a Microsoft Outlook programban A naptár részleteinek elrejtése a Microsoft Outlook programban Automatikus kitöltés a Microsoft Excel programban

                                                          10.06.2023